1.1 Deze Verwerkingsovereenkomst treedt in werking bij aanmaken van een account binnen de Team Navigator en loopt door tot het verlopen van de datum op de licentieovereenkomst, tenzij schriftelijk anders overeengekomen. Tot definitieve verwijdering van gegevens blijven de gegevensbeschermingsverplichtingen uit deze overeenkomst van kracht.

1.2 Met het verlopen van de overeenkomst verwijderen we de account en alle bijbehorende gegevens zoals vastgelegd in de algemene voorwaarden.

1.3 De Verwerkingsovereenkomst is integraal verbonden aan de gesloten overeenkomst en kan niet los worden opgezegd.

1.4 Afwijkingen van deze overeenkomst kunnen alleen plaatsvinden voor zover partijen dit uitdrukkelijk schriftelijk overeenkomen.

2.1 Verantwoordelijke en interne medewerkers hebben zelf binnen de rol die ze vervullen de mogelijkheid gegevens toe te voegen, wijzigen en verwijderen.

2.2 Verantwoordelijke kan ondersteuning vragen bij inrichting en vullen van het systeem. Dit gebeurt altijd door middel van schriftelijk verzoek, waarbij Verantwoordelijke zelf inrichting toetst en bevestigd.

2.3 Verantwoordelijke maakt zelf een selectie van gegevens die ze opneemt in de Team Navigator. HNG neemt geen besluit of verantwoordelijkheid over de gekozen gegevens, de kwaliteit, of rechtmatigheid. Ook niet als er door medewerkers ondersteuning is geboden bij de inrichting van het systeem.

2.4 Binnen de rechtenstructuur van ons systeem worden rechten verstrekt aan toegang tot het systeem. Het is aan de beheerder om deze rechten te bewaken en de toegang met betrokkenen af te stemmen.

2.5 Verantwoordelijke garandeert dat verzoeken aan de Team Navigator ten behoeve van verwerking van de gegevens voldoen aan de geldende wet en regelgeving.

2.6 Verantwoordelijke garandeert dat betrokkenen haar rechten kan uitoefenen met betrekking tot geldende wet en regelgeving.

2.7 Verwerker verleent, voor zover mogelijk, Verantwoordelijke de medewerking om, indien van toepassing binnen de wettelijk gestelde termijnen, te voldoen aan de verplichtingen op grond van de geldende Wet- Regelgeving. Waaronder de rechten van Betrokkenen, zoals, maar niet beperkt tot, een verzoek om inzage, verbetering, aanvulling, verwijdering of afscherming van Persoonsgegevens en het uitvoeren van een gehonoreerd aangetekend verzet alsook bij de op Verantwoordelijke rustende verplichtingen als bedoeld in de artikelen 32 tot en met 36 AVG. De Verwerker behoudt zich het recht voor de kosten gemoeid met deze inspanningen in rekening te brengen bij de Verantwoordelijke tegen het dan bij Verwerker geldende uurtarief.

2.8 Verantwoordelijke verleent Verwerker hierbij toestemming om een Sub-Verwerker in te schakelen bij het verwerken van de Persoonsgegevens. Verwerker zal Verantwoordelijke informeren over de ingezette Sub-Verwerkers. (zie bijlage 2 voor subverwerker).

2.9 Wanneer Verwerker een Sub-Verwerker inschakelt, draagt de Verwerker er voor zorg dat wordt voldaan aan het bepaalde in artikel 28 lid 4 AVG, waarbij de Sub-Verwerker zich in ieder geval verplicht tot het nemen van passende technische en organisatorische maatregelen ten opzichte van de Verwerking van Persoonsgegevens en zich verplicht tot geheimhouding.

2.10 Het is Verwerker niet toegestaan Persoonsgegevens aan anderen dan Verantwoordelijke te verstrekken, tenzij op schriftelijk verzoek van Verantwoordelijke, of met diens uitdrukkelijke schriftelijke toestemming of wanneer dit noodzakelijk is om te voldoen aan een wettelijke verplichting.

3.1 Partijen zijn gehouden ervoor zorg te dragen dat de Persoonsgegevens voldoende worden beveiligd en zijn gehouden passende technische en organisatorische maatregelen te nemen om verlies en onrechtmatige Verwerking te voorkomen.

3.2 Het is Verantwoordelijke, in onderling overleg met Verwerker, maar in ieder geval één keer per twee jaar toegestaan een audit, te (laten) uitvoeren om te bepalen of het verwerken van Persoonsgegevens aan de geldende Wet- en Regelgeving en de afspraken gemaakt in deze Verwerkersovereenkomst voldoet. De kosten gemoeid met deze inspanningen van Verwerker komen voor rekening van Verantwoordelijke, waarbij de door Verwerker bestede tijd bij Verantwoordelijke in rekening wordt gebracht tegen het dan bij Verwerker geldende uurtarief.

3.3 De controle op de algehele Verwerking van Persoonsgegevens door Verwerker kan, naast de auditmogelijkheid, ook geschieden via zelfevaluatie door Verwerker.

3.4 Partijen treden met elkaar in overleg indien een wijziging in de te nemen (organisatorische en/of technische) beveiligingsmaatregelen noodzakelijk is.

3.5 Het is Verwerker niet toegestaan Persoonsgegevens te verwerken buiten de Europese Unie, behoudens voorafgaande schriftelijke toestemming daarvoor van de Verantwoordelijke.

4.1 Verwerker houdt de Persoonsgegevens die zijn verwerkt in het kader van de uitvoering van de Overeenkomst geheim en zal alle nodige maatregelen treffen om de geheimhouding van de Persoonsgegevens te verzekeren. Verwerker zal de verplichting tot geheimhouding tevens opleggen aan haar personeel en alle door haar ingeschakelde personen en Sub-Verwerkers.

4.2 De in dit artikel bedoelde geheimhoudingsplicht geldt niet indien Verantwoordelijke uitdrukkelijk schriftelijk toestemming heeft gegeven aan Verwerker om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, of een wettelijke verplichting bestaat om de Persoonsgegevens aan een Derde te verstrekken, dan wel het gegevens betreft die geen geheim of vertrouwelijk karakter hebben en reeds van algemene bekendheid zijn, dan wel geheimhouding niet mogelijk is op grond van een wettelijke verplichting.

5.1 In geval van een ontdekking van een mogelijk Datalek, of hij kennis heeft genomen van inbreuk op persoonsgegevens zal Verwerker Verantwoordelijke hierover zonder onredelijke vertraging informeren. Het door Verwerker te volgen proces na ontdekking van een mogelijk Datalek is beschreven in veiligheidsprotocol. Mocht Verantwoordelijke een mogelijk Datalek ontdekken dan zal deze, ter volledigheid, gemeld worden aan Verwerker.

5.2 Verwerker zal Verantwoordelijke op de hoogte houden van nieuwe ontwikkelingen rondom het Datalek, ook zal Verwerker de getroffen maatregelen om het Datalek te beperken en te beëindigen en een soortgelijk incident in de toekomst te kunnen voorkomen, overleggen aan Verantwoordelijke.

5.3 Verwerker zal niet op eigen initiatief melding maken van een Datalek aan de Toezichthouder en zal ook de Betrokkene(n) niet op eigen initiatief informeren over een Datalek. Deze verantwoordelijkheid ligt bij Verantwoordelijke.

6.1 Verantwoordelijke is, zo nodig in afwijking van hetgeen bepaald in de Overeenkomst, aansprakelijk voor alle schade die Verwerker lijdt door het niet nakomen van de geldende Wet- Regelgeving en de bepalingen uit deze Verwerkersovereenkomst.

6.2 Verantwoordelijke is aansprakelijk voor een aan Verwerker opgelegde boete en/of dwangsom door de Toezichthouder als het opleggen van deze boete en/of dwangsom het gevolg is van het onrechtmatig of nalatig handelen van Verantwoordelijke.

6.3 Verantwoordelijke vrijwaart Verwerker voor alle aanspraken van derden, waaronder doch niet uitsluitend begrepen Betrokkene(n), Sub-Verwerkers of andere personen en organisaties waar Verwerking in opdracht van de Verantwoordelijke de samenwerking mee is aangegaan, of waarvan Verwerker Persoonsgegevens verwerkt.

6.4 Indien Verwerker, op welke grondslag dan ook, aansprakelijk is voor de schade en kosten die de Verantwoordelijke lijdt of heeft geleden in verband met de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst, waaronder tevens begrepen door toedoen van Verwerker aan de Verantwoordelijke opgelegde boetes en/of dwangsommen, is hierop het bepaalde over beperking van aansprakelijkheid en schadevergoeding in de Overeenkomst en de door Verwerker gehanteerde algemene voorwaarden mutatis mutandis van toepassing. Met dien verstande dat de hoogte van de door Verwerker te betalen (schade)vergoeding, op welke grondslag dan ook, nooit hoger zal zijn dan het door de verzekering uit te betalen bedrag voor het relevante schadegeval, dan wel is dat bedrag nooit hoger dan het door Verantwoordelijke aan Verwerker betaalde bedrag voor de afgenomen dienstverlening over de periode van zes maanden gelegen voor het moment van het relevante schadegeval. Verantwoordelijke is vrij om een aanvullende verzekering te nemen.

6.5 Verwerker sluit aansprakelijk voor indirecte schade waaronder in ieder geval doch niet uitsluitend begrepen gevolgschade, bedrijfsschade, gederfde winst, gemiste besparingen, verminderde goodwill, schade door bedrijfsstagnatie, schade als gevolg van aanspraken van derden en reputatieschade uit.

7.1 Overdracht van persoonsgegevens die Verwerker onder zich heeft, alle kopieën en bewerkingen daarvan, alsmede alle gegevensdragers waarop de Persoonsgegevens, kopieën, of bewerkingen daarvan zijn of zullen worden vastgelegd, op verzoek van Verantwoordelijke te worden geretourneerd, of worden vernietigd. Hiervoor kan een vergoeding voor de gemaakte kosten worden gevraagd.

7.2 Tot het moment dat deze Verwerkersovereenkomst eindigt, zal Verwerker al haar medewerking verlenen ter zake van de overdracht van de werkzaamheden van de Verwerker als neergelegd in deze Verwerkersovereenkomst aan Verantwoordelijke. De kosten gemoeid met deze inspanningen van Verwerker komen voor rekening van Verantwoordelijke, waarbij de door Verwerker bestede tijd bij Verantwoordelijke in rekening wordt gebracht tegen het dan bij Verwerker geldende uurtarief.

8.1 In geval van wijzigingen in de Overeenkomst en/of de Wet- en Regelgeving die van invloed zijn op de (wijze van) verwerking van Persoonsgegevens en waardoor wijziging van deze Verwerkersovereenkomst noodzakelijk is, treden Partijen in overleg en zullen Partijen trachten zo spoedig mogelijk overeenstemming te bereiken over de te wijzigen bepaling(en) die waar mogelijk dezelfde strekking en inhoud zal hebben als de bepaling(en) die zij vervangt.

8.2 Indien enige bepaling van deze Verwerkersovereenkomst niet rechtsgeldig of niet afdwingbaar blijkt te zijn, zal die ongeldigheid of onafdwingbaarheid geen invloed hebben op de rechtsgeldigheid en afdwingbaarheid van de overige bepalingen van deze Verwerkersovereenkomst. In het geval een bepaling niet rechtsgeldig of niet afdwingbaar is zullen Verwerker en Verantwoordelijke trachten zo spoedig mogelijk in redelijkheid en billijkheid een vervangende bepaling met elkaar overeen te komen die wel geldig en afdwingbaar is en die voor zoveel mogelijk dezelfde strekking en inhoud zal hebben als de bepaling die zij vervangt.

8.3 Deze Verwerkersovereenkomst en alle daaruit voortvloeiende rechten, verplichtingen en/of overeenkomsten zullen worden geïnterpreteerd naar en beheerst door alle aspecten van het Nederlands recht.

8.4 Eventuele claims, geschillen, verschillen of vragen die voortvloeien uit deze Verwerkersovereenkomst en die partijen niet onderling in der minne kunnen oplossen, zullen ter beslechting worden voorgelegd aan de exclusieve jurisdictie van het bevoegde (arrondissements)gerecht te Zeeland – West-Brabant, Nederland.

Ten aanzien van deze Verwerkersovereenkomst worden dezelfde definities gehanteerd als in de Dienstverleningsovereenkomst en in het Toepasselijke Recht, voor zover in deze Verwerkersovereenkomst niet anders bepaald en aangevuld met de volgende definities:

Betrokkene: de persoon op wie een Persoonsgegeven betrekking heeft;

Verwerkingsfaciliteiten: ieder apparatuur, systeem of faciliteiten die wordt/worden of werd/werden gebruikt of relevant zijn voor het verwerken van de Persoonsgegevens door Dienstverlener of zijn onderaannemers, inclusief ondersteunende documentatie;

Bijlage: aanhangsel bij deze Verwerkersovereenkomst, die na door beide Partijen ondertekend te zijn, deel uitmaakt van deze Verwerkersovereenkomst;

Datalek(ken): elk incident, resulterend in (mogelijke) onbedoelde of onrechtmatige vernietiging, verlies, wijziging, ongeautoriseerde openbaring van of toegang tot de Persoonsgegevens verzonden, opgeslagen of anderszins verwerkt;

Verwerkersovereenkomst: deze Verwerkersovereenkomst die onderdeel vormt van de Dienstverleningsovereenkomst inclusief overwegingen en Bijlagen, alsmede enige wijziging, vervanging, update of andere latere versies daarvan;

Diensten: de door Dienstverlener op basis van de Dienstverleningsovereenkomst verleende of te verlenen diensten;

Dienstverleningsovereenkomst: de overeenkomst op grond waarvan Dienstverlener ten behoeve en in opdracht van Verantwoordelijke de Persoonsgegevens verwerkt, als onderdeel van de verlening van de Diensten, inclusief overwegingen en bijbehorende bijlagen, alsmede enige wijziging, vervanging, update of andere latere versies daarvan;

Medewerkers: de door Dienstverlener voor de uitvoering van deze Verwerkersovereenkomst in te schakelen werknemers en andere (hulp)personen, die onder zijn verantwoordelijkheid vallen;

Persoonsgegeven: elk gegeven betreffende een geïdentificeerde of identificeerbare levende natuurlijke persoon zoals gedefinieerd in het Toepasselijke Recht, verwerkt door Dienstverlener of zijn onderaannemers ten behoeve van Verantwoordelijke in het kader van de uitvoering van de Dienstverleningsovereenkomst;

Toepasselijke Recht: de toepasselijke wet- of regelgeving, of enige (andere) richtsnoeren, beleidsregels, instructies of aanbevelingen van enige bevoegde overheidsinstantie, van toepassing op de verwerking van de Persoonsgegevens, daaronder begrepen enige wijzigingen, vervangingen, updates of andere latere versies daarvan.

Onderstaande gegevens worden beschikbaar gesteld voor statistische onderbouwing en analyse in het kader van strategische personeelsplanning. Bij het ontwerp van het systeem is gekozen deze data niet zichtbaar te maken voor de gebruikers in het systeem om privacy van de individuele medewerker maximaal te waarborgen. Wat de Verantwoordelijke (organisatie) besluit te gebruiken staat hen vrij.

TEHNISCHE BEVEILIGING

Voor de levering van onze dienstverlening maken we gebruik van serverruimte. Om deze dienstverlening zo veilig mogelijk in te richten, hebben we gekozen voor professionele ondersteuning bij beheer en onderhoud van toegang tot, inrichting van en beheer van de serveromgeving.

Als dienstverlener maken we gebruik van Antagonist bv.

We conformeren ons en zijn gebonden aan hun voorwaarden en verwerkingsovereenkomst.

Deze kunt u vinden op hun site:

https://www.antagonist.nl/downloads/algemene-voorwaarden.pdf

evenals hun beveiligingsbeleid

https://www.antagonist.nl/downloads/informatiebeveiligingsbeleid